Las listas de verificación son documentos que incluyen
anotaciones claves para la ejecución de las actividades de auditoría.
Generalmente elaboradas como un formulario, cuestionario o planilla, estas
listas son como una ayuda memoria para que el auditor siga una secuencia
organizada de observaciones durante la ejecución de la auditoría.
Si se emplean, dichas listas deben basarse en un método
adecuado de recolección de datos y el auditor deberá estar entrenado en su uso.
Las listas de verificación deben responder a la
especificidad de cada auditoría. Éstas deben ser simples, objetivas y de fácil
uso, lectura y entendimiento, además de identificar datos y hechos. Con ese
objetivo, las preguntas generalmente incluidas en ellas están relacionadas con
requisitos específicos por lo tanto, no deben agregar nuevos requisitos a la
normativa o alterar su esencia. Siempre que fuera posible, las respuestas a
estas preguntas deben ser SÍ o NO.
En la construcción de las Listas de Verificación los
auditores deben considerar el diagrama de flujo, el manual de BPM-LyD y el plan
HACCP correspondientes al proceso a auditar y formular cuestiones objetivas que
abarquen los aspectos referentes a métodos, materiales, equipos, medidas, mano
de obra y condiciones ambientales para cada LyD y PCC.
El empleo de listas de verificación modelo o genéricas posee
limitaciones, tales como no reflejar prioridades y responsabilidades, no
identificar condiciones especiales o propias de procesos o fábricas específicas
y causar la falsa impresión de que se podría realizar una auditoria sin el
conocimiento o preparación necesarios.
Por otro lado, estas listas modelo pueden ofrecer los
siguientes beneficios: estandarizar cuando fuera necesario el trabajo de auditoría (por ejemplo, en una Auditoría Oficial); ofrecer un punto de partida,
sirviendo como un "banco" de preguntas y reducir el tiempo de
elaboración de una nueva Lista de Verificación.
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